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Casos de uso

En esta página recopilamos diferentes casos de uso notables con los pasos exactos que realizarán los implicados y el propio documento dentro del sistema.

Tabla de contenidos​

Conceptos generales​

Conceptos generales que se aplican a todos los casos de uso que deben conocerse previamente porque son básicos para la plataforma.

Tipos de ficheros​

Existen dos tipos de ficheros:

  1. Digital: Un fichero PDF digital que es el propio documento original y que subimos para firmar y archivar.
  2. Físico: El documento original está en formato físico como la escritura de una casa. Se subirá un escaneo en formato PDF y se conservará por separado el original en un archivo físico.

Personas implicadas.​

Hay diferentes usuarios o personas implicadas durante todo el proceso de firma y clasificación del documento. En esta tabla resumimos sus roles y los introducimos para posterior referencia.

UsuarioRol
SolicitanteSube el documento al sistema por primera vez.
PropietarioSociedad o persona configurada previamente que posee el documento.
ClasificadorTiene acceso a la bandeja de clasificación capaz de rellenar los datos del documento.
ValidadorTiene acceso a la bandeja de validación y aprueba los datos del clasificador.
Responsable de gestiónRevisa el contenido de los documentos y los valida desde la bandeja de gestión.
Responsable de controlRevisa aspectos formales de los documentos y los valida desde la bandeja de control.
Gestor de firma físicaCustodia el documento durante la firma y gestiona la bandeja de firmas.
FirmanteEncargado de cada propietario con potestad para firmar sus documentos.
ArchivadorEncargado de servir y recoger documentos físicos para el archivo.
PresentadorPersona con la potestad y capacidad de entregar documentación en organismos oficiales para registrarlos.

Descriptor.​

Un descriptor es el nombre que Alvores asigna a los títulos sugeridos por el propio solicitante al subir un documento. Cuando el clasificador rellena los datos del documento el título final se autorellena con esta sugerencia, aunque siempre se puede editar y cambiar.

Tipos y propietarios.​

Los documentos tienen asignado un tipo de entre una lista administrada y configurada previamente. Acorde al tipo existen una serie de subtipos y campos personalizados que puede tener que rellenar durante la clasificación. Todo esto se configura por el administrador previamente a cualquier subida de fichero.

Igualmente existe el concepto de propietario, que es una persona o sociedad del sistema capaz de poseer los documentos. Al subir se pueden elegir múltiples propietarios pero al clasificar darán lugar al mismo fichero repetido para cada combinación de (propietario, tipo) con la que se archivarán individual y definitivamente. Cada propietario puede tener uno o varios firmantes (si es sociedad) entre los que el solicitante puede elegir al subir un documento si hay múltiples.

Cuando subimos el fichero se elige un tipo para cada propietario porque el mismo documento visto desde puntos de vista diferentes puede ser una compra o una venta, etc.

Bandejas y grupos de gestión​

Para cada combinación de (propietario, tipo) se eligen una serie de usuarios que tienen acceso a alguno o varios de los pasos del proceso de firma y clasificación. Estos permisos se reflejan en forma de bandejas que un usuario puede consultar con los documentos que en ese momento, para ese propietario y tipo, estén en el paso autorizado. Con este concepto de bandeja el usuario puede consultar documentos pendientes e irlos procesando.

Estas combinaciones se denominan grupos de gestión.

Existen cinco bandejas resultantes de los pasos que se pueden interceptar:

  1. Gestión.
  2. Control.
  3. Firma.
  4. Clasificación.
  5. Validación.

Notificaciones al solicitante​

Cada cambio de estado del documento resultará en una notificación al solicitante para tenerlo informado. Esto se aplica en todos los casos de uso y en todos los tipos de documentos y escenarios.

Los textos de dichas notificaciones serán los siguientes:

EstadoNotificación
MANAGEMENT_PENDINGEl responsable de control ha aprobado el documento {DESCRIPTOR}.
CONTROL_PENDINGEl responsable de gestión ha aprobado el documento {DESCRIPTOR}.
CLASSIFICATIONEl documento {DESCRIPTOR} queda pendiente de clasificación.
DIGITAL_SIGNATURESEl documento {DESCRIPTOR} ha pasado al proceso de firma digital.
PHYSICAL_SIGNATURESEl documento {DESCRIPTOR} ha pasado al proceso de firma física.
VALIDATIONEl documento {TÍTULO} ha sido clasificado pendiente de la validación final.
PHYSICAL_ARCHIVE_PENDINGEl documento {TÍTULO} está pendiente de archivo físico.
ARCHIVEDEl documento {TÍTULO} ha sido archivado en la biblioteca satisfactoriamente.

Documento digital sin firma​

Subimos un nuevo documento digital que no requiere ser firmado, solamente clasificar y archivar para su posterior consulta.

Pasos​

  1. El solicitante sube el documento a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El documento pasa a la bandeja de clasificación.
  3. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  4. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  5. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  6. El documento se archiva definitivamente.

Documento digital con firma digital​

Subimos un nuevo documento digital que requiere firma digital interna pero sin firma de la contraparte.

Pasos​

  1. El solicitante sube el documento a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El documento pasa simultáneamente a la bandeja de gestión y de control.
  3. (paralelo) El responsable de gestión revisa el contenido del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de gestión rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de gestión ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  4. (paralelo) El responsable de control revisa aspectos formales del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de control rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de control ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  5. Ambos responsables aprueban el documento.
    1. Se envía una copia a PortaSigma, donde se activan los firmantes correspondientes a cada propietario.
    2. Para cada firmante se envía una notificación a su usuario:

      El documento {DESCRIPTOR} requiere firma digital.

    3. PortaSigma enviará notificaciones por email a los firmantes.
    4. De forma externa a nuestra plataforma se realizará la firma por todos los implicados.
  6. (opcional) En PortaSigma alguien rechaza la firma del documento.
    1. Se envía una notificación al solicitante:

      Un firmante ha rechazado la firma del documento: {DESCRIPTOR}

    2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  7. PortaSigma nos avisará positivamente al terminar. El documento pasa a la bandeja de clasificación.
  8. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  9. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  10. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  11. El documento se archiva definitivamente.

Documento digital con firma digital y contraparte​

Subimos un nuevo documento digital con firma digital interna y firma de contraparte.

  1. El solicitante sube el documento a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El documento pasa simultáneamente a la bandeja de gestión y de control.
  3. (paralelo) El responsable de gestión revisa el contenido del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de gestión rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de gestión ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  4. (paralelo) El responsable de control revisa aspectos formales del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de control rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de control ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  5. Ambos responsables aprueban el documento.
    1. Se envía una copia a PortaSigma, donde se activan los firmantes correspondientes a cada propietario.
    2. Para cada firmante se envía una notificación a su usuario:

      El documento {DESCRIPTOR} requiere firma digital.

    3. PortaSigma enviará notificaciones por email a los firmantes.
    4. De forma externa a nuestra plataforma se realizará la firma por todos los implicados.
  6. (opcional) En PortaSigma alguien rechaza la firma del documento.
    1. Se envía una notificación al solicitante:

      Un firmante ha rechazado la firma del documento: {DESCRIPTOR}

    2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  7. PortaSigma nos avisará positivamente al terminar.
  8. Se envía la notificación al solicitante:

    El documento {DESCRIPTOR} requiere firma de la contraparte.

  9. El solicitante recabará la firma de la contraparte y subirá el documento actualizado desde la notificación.
  10. El documento firmado por la contraparte pasará a la bandeja de clasificación al actualizar el fichero.
  11. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  12. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  13. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  14. El documento se archiva definitivamente.

Documento digital con firma física interna​

Subimos un documento digital que requiere de una firma física para uso interno mediante un código generado como marca de agua.

Pasos​

  1. El solicitante sube el documento a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El documento pasa simultáneamente a la bandeja de gestión y de control.
  3. (paralelo) El responsable de gestión revisa el contenido del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de gestión rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de gestión ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  4. (paralelo) El responsable de control revisa aspectos formales del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de control rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de control ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  5. Ambos responsables aprueban el documento.
  6. El sistema incrusta una marca de agua en el documento y lo envía a la bandeja de firma.
  7. Se envía a los futuros firmantes la notificación:

    El documento {DESCRIPTOR} requiere ser firmado. El gestor de firma se pondrá en contacto cuando sea necesario.

  8. El gestor de firma imprime el documento con la marca de agua y recaba la firma de los implicados.
  9. (opcional) El gestor de firma rechaza la firma.
    1. Se envía una notificación al solicitante:

      Un firmante ha rechazado la firma del documento: {DESCRIPTOR}

    2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  10. El gestor de firma sube el documento ya firmado y escaneado. El documento pasa a la bandeja de clasificación.
  11. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  12. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  13. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  14. El documento se archiva definitivamente.

Documento digital con firma física externa​

Subimos un documento digital que requiere de una firma física de personas externas. Se genera un volante que se presentará junto con el documento para la firma y que finalmente se queda el propio firmante a modo de recibo.

Pasos​

  1. El solicitante sube el documento a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El documento pasa simultáneamente a la bandeja de gestión y de control.
  3. (paralelo) El responsable de gestión revisa el contenido del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de gestión rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de gestión ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  4. (paralelo) El responsable de control revisa aspectos formales del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de control rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de control ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  5. Ambos responsables aprueban el documento y se envía a la bandeja de firma.
  6. El sistema genera un volante en formato PDF, separado del documento, con los datos básicos de éste.
  7. Se envía a los futuros firmantes la notificación:

    El documento {DESCRIPTOR} requiere ser firmado. El gestor de firma se pondrá en contacto cuando sea necesario.

  8. El gestor de firma imprime el documento y el volante y recaba la firma de los implicados presentando ambos.
  9. (opcional) El gestor de firma rechaza la firma.
    1. Se envía una notificación al solicitante:

      Un firmante ha rechazado la firma del documento: {DESCRIPTOR}

    2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  10. El gestor de firma sube el documento ya firmado y escaneado. El documento pasa a la bandeja de clasificación. El volante queda en manos de los firmantes.
  11. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  12. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  13. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  14. El documento se archiva definitivamente.

Documento digital con firma digital y presentación​

TODO

Documento físico con firma física externa​

El documento original físico se firma y se archiva para conservarlo.

Pasos​

  1. El solicitante escanea el documento y sube una copia a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El solicitante recibe una notificación para entregarle el documento a un gestor de firma física:

    Entrega el documento {DESCRIPTOR} a un gestor de firma física.

  3. La copia digital pasa simultáneamente a la bandeja de gestión y de control.
  4. (paralelo) El responsable de gestión revisa el contenido del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de gestión rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de gestión ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  5. (paralelo) El responsable de control revisa aspectos formales del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de control rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de control ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  6. Ambos responsables aprueban el documento y se envía a la bandeja de firma.
  7. El sistema genera un volante en formato PDF, separado del documento, con los datos básicos de éste.
  8. Se envía a los futuros firmantes la notificación:

    El documento {DESCRIPTOR} requiere ser firmado. El gestor de firma se pondrá en contacto cuando sea necesario.

  9. El gestor de firma con el documento original y el volante impreso recaba la firma de los implicados presentando ambos.
  10. (opcional) El gestor de firma rechaza la firma.
    1. Se envía una notificación al solicitante:

      Un firmante ha rechazado la firma del documento: {DESCRIPTOR}

    2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  11. El gestor de firma escanea de nuevo el documento ya firmado y sube una copia a la plataforma. El documento pasa a la bandeja de clasificación. El volante queda en manos de los firmantes.
  12. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  13. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  14. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  15. Se genera un código que llega por notificación al gestor de firma:

    El documento está firmado y listo para ser archivado físicamente: {TÍTULO} Llévalo al archivador y presenta el siguiente código identificativo: {CÓDIGO}

  16. El gestor de firma le presenta al archivador el código y el documento.
  17. El archivador introduce el código en la plataforma y verifica que los datos corresponden al fichero físico. Confirma el archivado correcto e introduce la habitación y armario.
  18. La copia digital del documento pasa a estar archivada en la biblioteca.
  19. El gestor de firma recibe una notificación para confirmar:

    El documento {TÍTULO} ha sido confirmado correctamente por el archivador.

Documento físico con firma física externa y gestión externa​

El solicitante sube un documento físico como una escritura que debe firmarse internamente sobre el propio documento y que posteriormente debe entregarse a un tercero. En el gestor documental quedará solamente la copia escaneada digitalmente pero no llegará a archivarse físicamente.

Pasos​

  1. El solicitante escanea el documento y sube una copia a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El solicitante recibe una notificación para entregarle el documento a un gestor de firma física:

    Entrega el documento {DESCRIPTOR} a un gestor de firma física.

  3. La copia digital pasa simultáneamente a la bandeja de gestión y de control.
  4. (paralelo) El responsable de gestión revisa el contenido del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de gestión rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de gestión ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  5. (paralelo) El responsable de control revisa aspectos formales del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de control rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de control ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  6. Ambos responsables aprueban el documento y se envía a la bandeja de firma.
  7. El sistema genera un volante en formato PDF, separado del documento, con los datos básicos de éste.
  8. Se envía a los futuros firmantes la notificación:

    El documento {DESCRIPTOR} requiere ser firmado. El gestor de firma se pondrá en contacto cuando sea necesario.

  9. El gestor de firma con el documento original y el volante impreso recaba la firma de los implicados presentando ambos.
  10. (opcional) El gestor de firma rechaza la firma.
    1. Se envía una notificación al solicitante:

      Un firmante ha rechazado la firma del documento: {DESCRIPTOR}

    2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  11. El gestor de firma escanea de nuevo el documento ya firmado y sube una copia a la plataforma. El documento pasa a la bandeja de clasificación. El volante queda en manos de los firmantes.
  12. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  13. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  14. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  15. La copia digital escaneada del documento original queda archivada en la biblioteca definitivamente.
  16. El gestor de firma recibe una notificación para devolver el fichero al solicitante:

    El documento {TÍTULO} requiere de gestiones externa y debe ser devuelto al solicitante.

  17. El solicitante recibe una notificación adicional con las notas para gestión externa si procede:

    El documento {TÍTULO} requiere de gestiones adicionales ahora que está firmado. Acciones a realizar: {NOTAS}

Documento físico con firma digital y gestión externa​

El solicitante necesita gestionar externamente la copia firmada digitalmente y recibe ambos, el documento físico original y el PDF firmado durante el proceso.

Pasos​

  1. El solicitante escanea el documento y sube una copia a la plataforma. Rellena el descriptor y los propietarios-tipo.
  2. El solicitante recibe una notificación para entregarle el documento a un gestor de firma física:

    Entrega el documento {DESCRIPTOR} a un gestor de firma física.

  3. El documento pasa simultáneamente a la bandeja de gestión y de control.
  4. (paralelo) El responsable de gestión revisa el contenido del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de gestión rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de gestión ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  5. (paralelo) El responsable de control revisa aspectos formales del documento para verificarlo.
    1. (opcional) El responsable de control rechaza los datos.
      1. Se manda una notificación al solicitante:

        El responsable de control ha requerido cambios en el documento: {DESCRIPTOR}

      2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  6. Ambos responsables aprueban el documento.
    1. Se envía una copia a PortaSigma, donde se activan los firmantes correspondientes a cada propietario.
    2. Para cada firmante se envía una notificación a su usuario:

      El documento {DESCRIPTOR} requiere firma digital.

    3. PortaSigma enviará notificaciones por email a los firmantes.
    4. De forma externa a nuestra plataforma se realizará la firma por todos los implicados.
  7. (opcional) En PortaSigma alguien rechaza la firma del documento.
    1. Se envía una notificación al solicitante:

      Un firmante ha rechazado la firma del documento: {DESCRIPTOR}

    2. El documento se queda pendiente hasta que vuelva a subir el solicitante el documento corregido desde la notificación.
  8. PortaSigma nos avisará positivamente al terminar. El documento pasa a la bandeja de clasificación.
  9. El clasificador rellena el título y los campos personalizados y el documento pasa a la bandeja de validación.
  10. (opcional) El validador rechaza los datos.
    1. El documento vuelve a la bandeja de clasificación.
    2. El clasificador vuelve a rellenar los datos acorde a los cambios pedidos y el documento vuelve a la bandeja de validación.
  11. El validador aprueba los datos rellenados por el clasificador.
  12. La copia digital escaneada del documento original queda archivada en la biblioteca definitivamente.
  13. El gestor de firma recibe una notificación para devolver el fichero al solicitante:

    El documento {TÍTULO} requiere de gestiones externa y debe ser devuelto al solicitante.

  14. El solicitante recibe una notificación adicional con las notas para gestión externa si procede:

    El documento {TÍTULO} requiere de gestiones adicionales ahora que está firmado. Acciones a realizar: {NOTAS}